Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии пермского края общие положения

УТВЕРЖДЕНА

Постановлением

Избирательной комиссии Пермского края

от 21.07.2011 № 03/15

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ
КОМИССИИ ПЕРМСКОГО КРАЯ

  1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Пермского края (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки
и оформления в Избирательной комиссии Пермского края (далее – избирательная комиссия).

Порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельными инструкциями.

Инструкция разработана на основании федеральных законов «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, избирательной комиссии, регламента избирательной комиссии, с использованием ГОСТа
Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», за исключением документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, порядок работы с которыми изложен в разделе 6 Инструкции.

1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии, государственных гражданских служащих аппарата избирательной комиссии (далее – гражданские служащие) и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

1.3. Работники, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат избирательной комиссии, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.

1.4. Ведение делопроизводства избирательной комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата избирательной комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.

1.5. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в избирательной комиссии (далее – ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства.

1.6. Делопроизводство в избирательной комиссии осуществляется с использованием программного изделия «Дело» подсистемы автоматизации административной деятельностиГосударственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», входящей в состав специального программного обеспечения (далее – ПИ «Дело»).

Доступ к ПИ «Дело» осуществляется в соответствии с распоряжением председателя избирательной комиссии.

Основной единицей хранения информации в ПИ «Дело» является регистрационная карточка документа (далее – РК).

Работа в ПИ «Дело» основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.7. В Инструкции используются следующие понятия:

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

внутренний документ – документ, подготовленный в избирательной комиссии, не выходящий за ее пределы;

входящий документ – документ, поступивший в избирательную комиссию;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

докладная записка – внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица
и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот избирательной комиссии;

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

исходящий документ – документ, отправляемый из избирательной комиссии;

контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

нормативные документы – совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

письменное обращение гражданина – направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;

письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

поручение – документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрационная карточка документа (РК) – электронная регистрационно-учетная форма, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ «Дело»;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа;

срок исполнения документа – срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа – реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;

учет документов – фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;

формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный образ документа – документ на бумажном носителе, преобразованный в электронно-цифровую форму путем сканирования
с сохранением всех его реквизитов.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в избирательную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан председателю (заместителю председателя, секретарю,членам) избирательной комиссии.

Документы могут поступать в избирательную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело», на официальный почтовый ящик избирательной комиссии в сети Интернет и по факсимильной связи.

2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится ответственным за ведение делопроизводства
с использованием ПИ «Дело» ежедневно в часы работы избирательнойкомиссии,кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни,в периодподготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем избирательной комиссии.

2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые
и не подлежащие регистрации в ПИ «Дело» (приложение № 1).

2.4. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской связью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность
и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются,пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа
в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».

2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.

2.7. Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие по почте, нарочным, принимаются ответственным за ведение делопроизводства, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются ответственному за организацию торгов под подпись.

2.8. Пакеты с пометкой «Лично» учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.

2.9. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в разделе «Связки»РК делается соответствующая ссылка.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за его исполнение.

При необходимости к РК прикрепляется электронный образ документа в формате pdf.

2.10. Зарегистрированные документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.

2.11. После доклада документы с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются им исполнителям.

Подлинник документа остается у ответственного за ведение делопроизводства до окончания исполнения документа. Исполнителю передается копия документа.

2.12. Документы, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном Инструкцией порядке.

2.13. Исполненные документы списываются в дело исполнителем(председателем, заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и передаются ответственному за ведение делопроизводства для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

3.Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложение № 3).

В избирательной комиссии установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания избирательной комиссии;

бланк постановления избирательной комиссии;

бланк распоряжения председателя избирательной комиссии;

бланк председателя избирательной комиссии;

бланк заместителя председателя избирательной комиссии;

бланк секретаря избирательной комиссии;

бланк руководителя аппарата избирательной комиссии;

общий бланк избирательной комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма);

бланк письма избирательной комиссии.

3.2. На бланках документов помещается эмблема избирательной комиссии в соответствии с регламентом избирательной комиссии.

3.3. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 4).

3.4. При подготовке и оформлении документов члены избирательной комиссии и гражданские служащие аппарата избирательной комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

3.4.1. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта – дата события.

Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например:

  1. Основные показатели деятельности государственных и муниципальных библиотек Пермского края в 2008 году

    Документ
    Содержание Основные показатели деятельности государственных и муниципальных библиотек Пермского края в 008 году 4 Ведерникова Л.
  2. Избирательной комиссии

    Документ
    В рамках реализации Плана мероприятий по повышению профессиональной подготовки организаторов выборов и референдумов и правовому обучению избирателей в Ивановской области на 2006-2008 годы постановлением Избирательной комиссии Ивановской
  3. Российский центр обучения избирательным технологиям при центральной избирательной комиссии российской федерации (6)

    Документ
    Электронный дайджест публикаций средств массовой информации по выборной тематике подготовлен на основании информации, обработанной при помощи Программного комплекса информационно-поисковой системы Российского центра обучения избирательным
  4. Учебное пособие 1 часть Предназначено для бакалавриата по специальности 08. 00. 05. «Менеджмент» Красноярск 2008

    Учебное пособие
    Кандидат экономических наук, доцент, заведующий кафедрой экономики и менеджмента Сибирского института бизнеса, управления и психологии Т.В. Дубровская
  5. А. В. Черноухов, доктор исторических наук, профессор (гл. редактор)

    Документ
    У исторического факультета УрГУ есть моральное право предложить этому солидному форуму именно такой доклад. Не обладая обобщающей информацией, все-таки есть достаточные основания говорить, что мы являемся единственным факультетом в
  6. Маковецкая Светлана Геннадьевна

    Документ
    Марголина Татьяна Ивановна, Уполномоченный по правам человека в Пермском крае, профессор кафедры социальной работы Пермского государственного университета.
  7. Справочник состоит: из предметного классификатора, который создан на основе Обще­правового классификатора отраслей законодательства (раздела "Законо­дательство об обороне") и позволяет вести поиск разделов классифика­тора по отраслевому принципу

    Интернет справочник
    Настоящий Справочник по приказам и директивам (по состоянию на 1 января 2001 г.) (далее именуется – Справочник) содержит сведения по действующим в Вооруженных Си­лах Российской Федерации нормативным приказам и директивам Министра обороны,
  8. Приказ сд №117 Об утверждении образцов печатей, бланков и вывесок федеральных судов общей юрисдикции с изображением Государственного герба Российской 29

    Документ
    Приказ СД №114 «Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учёта, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в федеральных судах общей юрисдикции
  9. Вопросы к государственному экзамену по специальности «Юриспруденция» Специализация «Правовое обеспечение государственной службы» (1)

    Документ
    39. Прохождение государственной гражданской службы. Квалификационный экзамен и аттестация государственных гражданских служащих. Продвижение по службе и служебная карьера чиновника.

Другие похожие документы..