Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области Общие положения

УТВЕРЖДЕНЫ

Приказом Комитета по управлению архивами Администрации

Волгоградской области

от 30 августа 2010 г. № 121

Методические рекомендации

по разработке инструкций по делопроизводству
в органах исполнительной власти Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области (далее – Методические рекомендации) разработаны в соответствии с пунктом 3 постановления Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. № 109-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки органами исполнительной власти Волгоградской области инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.

1.2. Методические рекомендации рассчитаны на применение структурными подразделениями органа исполнительной власти Волгоградской области, на которые возложены функции по организации и ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области (далее – служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти Волгоградской области (далее – Инструкция по делопроизводству).

1.3. Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну1.

1.4. Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.

1.5. При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»;

постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995г. № 1268 «Об упорядочения изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;

постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 27 февраля 1998 г. № 28 «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство. Термины и определения»;

постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30.- 2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документации. Требования к оформлению документов»;

приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

Закон Волгоградской области от 17 июля 1996 г. № 73-ОД «Устав (Основной закон) Волгоградской области»;

Закон Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД «О гербе и флаге Волгоградской области»;

Закон Волгоградской области от 1 октября 2002 г. № 736-ОД «О законах и иных областных нормативных правовых актах»;

Закон Волгоградской области от 31 декабря 2009 г. № 1981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 26 сентября 2002 г. № 735 «О регламенте Администрации Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. № 221 «Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 23 апреля 2007 г. № 649 «Об утверждении форм официальных бланков Администрации Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 30 декабря 2007 г. № 2110 «О нормативных правовых актах структурных подразделений администрации Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 30 марта 2009 г. № 306 «О вводе в эксплуатацию единой автоматизированной системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 31 июля 2009 г. № 885 «О внедрении электронной цифровой подписи в единую автоматизированную систему электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области»;

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 25 декабря 2009 г. № 1554 «О некоторых вопросах в сфере делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области»;

постановление Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010г. № 109-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области».

2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству

2.1. Инструкция по делопроизводству разрабатывается органом исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденными постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. № 109-п (далее – Правила делопроизводства), с учетом положений Методических рекомендаций.

2.2. Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими структурными подразделениями органа исполнительной власти Волгоградской области и с заместителем руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения.

2.3. В соответствии с пунктом 1.4 Правил делопроизводства орган исполнительной власти Волгоградской области направляет проект Инструкции по делопроизводству на согласование в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

При наличии у Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству, орган исполнительной власти Волгоградской области дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области и органа исполнительной власти Волгоградской области в целях выработки взаимоприемлемого решения.

Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется выпиской из протокола заседания Экспертно-проверочной и методической комиссии Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее – ЭПМК), направляемой в адрес органа исполнительной власти Волгоградской области, и проставлением штампа о согласовании на последнем листе текста Инструкции по делопроизводству.

После согласования Инструкция по делопроизводству утверждается правовым актом органа исполнительной власти Волгоградской области.

2.4. Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области.

2.5. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется правовым актом органа исполнительной власти после их согласования с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

2.6. Территориальные органы органа исполнительной власти Волгоградской области власти разрабатывают инструкцию по делопроизводству территориального органа исполнительной власти Волгоградской области, основываясь на положениях Инструкции по делопроизводству, и руководствуясь Методическими рекомендациями.

3. Структура и содержание Инструкции по делопроизводству

3.1. Общие положения

3.1.1. В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции, порядок ее принятия и согласования.

В разделе «Общие положения» устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области документов, совершенствования делопроизводства органа исполнительной власти Волгоградской области и повышения его эффективности.

3.1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение об органе исполнительной власти Волгоградской области, регламент органа исполнительной власти Волгоградской области и Методические рекомендации.

3.1.3. В разделе «Общие положения» устанавливается, что:

положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий;

делопроизводство органа исполнительной власти Волгоградской области, независимо от типа носителя документированной информации, ведётся с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее – АСЭД), предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области. АСЭД должна обеспечивать требования Инструкции по делопроизводству;

положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;

особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), могут регулироваться специальными правовыми актами, утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области;

требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;

организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет служба делопроизводства;

функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности государственных гражданских служащих, работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области, устанавливаются должностными регламентами, должностными инструкциями.

3.1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным правовым актом руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.

3.1.6. Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна), подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. № 221 «Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области».

3.1.7. Работники органа исполнительной власти Волгоградской области несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

3.1.8. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области.

  1. Инструкция по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Волгоградской области

    Инструкция
    1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству Государственной жилищной инспекции Волгоградской области (далее именуется Госжилинспекция) разработана в целях установления единых требований к подготовке документов, обработке, хранению
  2. Методические рекомендации по созданию, хранению, использованию и восполнению резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера

    Методические рекомендации
    Приложение 1. Нормативные правовые, руководящие и методические документы по вопросам создания и использования резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций……….
  3. Общие положения (49)

    Статья
    1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля и защиты прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении
  4. Отчет о работе Государственного учреждения «Государственный архив Волгоградской области» за 2010 год

    Содержательный отчет
    В 2010 году Государственное учреждение «Государственный архив Волгоградской области» работал в соответствии с годовым планом. Продолжалась работа по обеспечению сохранности и организации учета документов архивного фонда Российской
  5. Задачи внедрения системы управления по результатам и бор 6 1 Достигнутые результаты 7

    Документ
    4.1.3.1. Достигнутые результаты внедрения системы управления по результатам и БОР в деятельность органов исполнительной власти Калининградской области 8
  6. Методические рекомендации в помощь организаторам студенческих отрядов (1)

    Методические рекомендации
    директор государственного учреждения «Ставропольский краевой центр содействия занятости и информационного обеспечения молодежи», командир Ставропольского краевого студенческого отряда,
  7. Методические рекомендации в помощь организаторам студенческих отрядов (2)

    Методические рекомендации
    ведущий специалист по вопросам содействия занятости и координации студенческих отрядов государственного учреждения «Ставропольский краевой центр содействия занятости и информационного обеспечения молодежи»
  8. Методические рекомендации по реализации прав адвоката, предусмотренных п. 2 ч. 1 ст. 53, ч. 3 ст. 86 Упк РФ и п. 3 ст. 6 Фз РФ «Об адвокатской деятельности…»

    Методические рекомендации
    Мы стараемся формировать «Вестник» материалами, представляющими интерес для всех адвокатов Иркутской области. Так, на страницах данного журнала, в целях реализации представленных адвокату статьей 6 Федерального закона «Об адвокатской
  9. Разработка программы повышения качества государственных услуг на базе многофу

    Документ
    1. Предмет открытого конкурса: право заключить государственный контракт на выполнение научно-исследовательских работ по теме: «Разработка программы повышения качества государственных услуг на базе многофункциональных центров предоставления

Другие похожие документы..