Методическое пособие для студентов третьего курса очного и заочного отделения специальности «Историко-архивоведение» Петрозаводск 2004

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ПЕТРОЗАВОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Методическое пособие для студентов третьего курса очного и заочного отделения специальности «Историко-архивоведение»

Петрозаводск 2004

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ПЕТРОЗАВОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Вопросы к экзамену, практические задания, список источников и литературы для студентов третьего курса очного и заочного отделения специальности «Историко-архивоведение»

Петрозаводск

2004

Рассмотрено и рекомендовано к печати на заседании кафедры

архивоведения и специальных исторических дисциплин исторического

факультета ПетрГУ 12 марта 2004 года

Составитель: А.Е.Мельяченко, старший преподаватель

От составителя

Курс «Документоведение» является одной из ведущих дисциплин специализации по подготовке специалистов в области архивоведения. Он тесно связан с такими учебными дисциплинами как «История и организация делопроизводства», «Технологии организации делопроизводства», «Документная лингвистика» и другими дисциплинами документно-коммуникационного цикла.

Лекционный курс «Документоведение» читается студентам третьего курса дневного и заочного отделения специальности «Историко-архивоведение» Петрозаводского государственного университета и завершается сдачей студентами экзамена. При изучении курса студентам предлагается также выполнение контрольных работ (рефератов).

В ходе изучения курса студенты должны получить системное представление о сущности, структуре, функциях и многообразии документов, систем документации, составляющих основу документной коммуникации, а также ознакомиться с процессом их создания, обработки, хранения, научиться документировать ту или иную управленческую ситуацию.

Для достижения поставленной цели студенты должны не только освоить теоретический материал курса, но и выполнить значительное количество практических заданий, направленных на закрепление полученных знаний.

Данное методическое пособие призвано облегчить подготовку студентов к сдаче экзамена, сориентировать их в направлении изучения материала по поставленным вопросам, дать возможность отработать навыки составления и оформления различных видов документов как под контролем преподавателя, так и самостоятельно.

Методическое пособие содержит обширный список источников и литературы, необходимой и достаточной для подготовки к экзамену и выполнения контрольной работы (реферата), а также основные виды бланков, применяемых для составления и оформления документов.

ВОПРОСЫ К ЭКЗАМЕНУ
  1. Документ и его место в системе управления.

  2. Основные факторы, определяющие сегодня рациональную организацию информационно-документационного обслуживания управленческой деятельности.

  3. Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.

  4. Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.

  5. Понятие «информация». Требования, предъявляемые к информации. Информация свободного и ограниченного доступа.

  6. Понятие «документ», его развитие. Связь информации и документа.

  7. Функции документа.

  8. Развитие способов документирования и их применение в настоящее время.

  9. Признаки документа и общая классификация документов по ним.

  10. Формуляр документа и его развитие в 16-19 вв.

  11. Унификация и стандартизация документов, ее развитие во второй половине 20 в.

  12. Подготовка к составлению документов. Формуляр-образец современного документа УС ОРД.

  13. Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности.

  14. Реквизит «наименование организации – автора документа», требования к нему.

  15. Реквизит «справочные данные об организации – авторе документа», его состав.

  16. Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.

  17. Даты в документе. Требования к их оформлению; дата как составная часть других реквизитов.

  18. Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.

  19. Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Когда и где он проставляется?

  20. Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.

  21. Порядок утверждения документов, виды утверждения.

  22. Порядок подписания документов.

  23. Оттиск печати как реквизит документа. Виды печатей, из назначение и применение. Требования к проставлению оттиска печати.

  24. Обозначение вида документа.

  25. Отметки на документе, их значение и оформление.

  26. Резолюция, ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.

  27. Реквизит «отметка об исполнителе», ее значение.

  28. Реквизиты, придающие документу юридическую силу, требования к ним.

  29. Унификация текста документа.

  30. Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).

  31. Общие требования к тексту документа.

  32. Сценарий подготовки и движения документа.

  33. Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.

  34. Лингвистические особенности текстов служебных документов.

  35. Понятие «система документации», развитие систем.

  36. Понятие «унифицированные системы документации».

  37. Табель и альбом унифицированных форм документов организации как форма унификации документов и совершенствования работы с ними.

  38. Назначение, определение и состав УСОРД.

  39. Комплекс организационно-правовых документов, его состав. Виды учредительных документов и их значение для ДОУ, правила составления и оформления.

  40. Организационные документы, отражающие структуру организации, ее штатный состав, организацию работы коллектива. Правила их составления и оформления.

  41. Распорядительные документы, издаваемые на основе коллегиальности принятия решений. Требования к их составлению, оформлению, хранению.

  42. Распорядительные документы, издаваемые на основе единоличного принятия решений руководителем организации. Требования к их составлению, оформлению, формированию, хранению.

  43. Информационно-справочные документы, их виды и назначение. Служебные письма, требования к ним.

  44. Разновидности объяснительных и докладных записок, требования, предъявляемые к ним. Служебные записки.

  45. Телеграммы и телефонограммы, область их применения, требования к составлению и оформлению.

  46. Справки, их разновидности. Требования, предъявляемые к справкам.

  47. Документирование деятельности коллегиальных органов. Протокол, его разновидности, порядок составления, обработки и оформления.

  48. Акт, его виды и назначение. Порядок составления и оформления.

  49. Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов. Сложные комплексы документов.

  50. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение и развитие экспертизы. Принципы и критерии экспертизы ценности документов.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

Задание 1. Составьте и оформите приказы по основной деятельности, и другие распорядительные документы, необходимые в данных управленческих ситуациях.

Ситуация 1.

На Московском комбинате по производству музыкальных инструментов и мебели (государственное предприятие), который входит в Концерн по разработке и производству продукции музыкальной промышленности (РОСМУЗПРОМ), действует Положение о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденное 05.01.2003 № 27.

12 апреля текущего года директор комбината В.М.Ларионов поручил начальнику отдела труда и заработной платы Маркову Н.Г. рассчитать размер премии руководителям отделов, цехов и служб комбината по итогам работы за первый квартал к 15 апреля, а главному бухгалтеру комбината Трошиной С.Г. – организовать выплату премии к 20 апреля текущего года.

Начальник планово-экономического отдела Матвеева С.Н. и главный бухгалтер Трошина С.Г. завизировали проект приказа директора комбината.

Ситуация 2.

А.Н.Шилов, председатель Российского агентства международного сотрудничества и развития (государственная организация при Правительстве РФ), 24 февраля текущего года поручил структурным подразделениям агентства совместно с представителями Госкомимущества России к 10 апреля подготовить проект программы привлечения иностранных инвестиций к процессу акционирования государственных предприятий. Поручение было дано во исполнение постановления Правительства РФ от 24 февраля текущего года № 246 Главному управлению отраслевых инвестиционных программ, Главному договорно-правовому управлению и Главному управлению стратегии и инвестирования.

Проект приказа председателя агентства был завизирован его первым заместителем Д.Н.Федоровым и начальником Главного договорно-правового управления И.В.Ильиным. Контроль за исполнением приказа был возложен на Д.Н.Федорова.

Ситуация 3.

Директор ООО «Мечта» Поляков В.М. 10 октября текущего года издал приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе предприятия. Он назначил комиссию под председательством коммерческого директора Золотарева Е.И. . В состав комиссии вошли главный бухгалтер Володина Е.Н. и бухгалтер Иванова В.С. . В приказе было поручено представить на утверждение документы складского учета (по состоянию на 1 октября) и отчеты об остатках товарно-материальных ценностей (по состоянию на 10 октября) к 15 октября.

Проект приказа был завизирован экономистом предприятия Митиной О.А.

Ситуация 4.

С целью привлечения средств для обеспечения производственной деятельности генеральный директор ООО «Техника» (г.Курск) Соколов О.Г. 20 сентября текущего года издал приказ о создании коммерческого отдела в составе 3 штатных единиц: коммерческого директора – 1, ведущего специалиста – 1, специалиста – 1. Главному бухгалтеру предприятия Горячеву Г.А. было поручено представить на утверждение новое штатное расписание предприятия на 4 квартал текущего года к 1 октября. Коммерческому директору Игнатьеву Т.Н., который завизировал проект приказа, предписано закончить комплектование отдела кадрами с высшим экономическим образованием к 10 октября.

Ситуация 5.

Директор ООО «Конверсия» Трофимов О.Ю. 7 апреля текущего года издал приказ об утверждении Положения о порядке расчетов за оказание информационных услуг. Юрисконсульту по финансово-хозяйственным вопросам Морозову В.П. и секретарю-референту Дягилевой Е.А. было поручено к 10 апреля разработать типовые формы договоров об оказании различных видов информационных услуг и строго контролировать их применение в деятельности предприятия. Ответственность за изготовление, учет и сохранность бланков договоров возложена на Дягилеву Е.А., которая вместе с юрисконсультом завизировала проект приказа.

Ситуация 6.

Директор ремонтно-эксплуатационного муниципального управления № 15 Зотов И.Т. 5 октября текущего года издал приказ о подготовке к уборке территорий в зимний период текущего года. Главный инженер Николаев Б.В. к 15 октября должен провести закрепление убираемых территорий за техниками-смотрителями и дворниками, составить график двухсменной работы по уборке тротуаров и дворовых территорий, разработать и согласовать в префектуре округа план уборки территорий с привлечением людей и техники ведомственных предприятий, расположенных на территории округа.

Приказ издан на основании постановления Правительства Москвы от 8 сентября текущего года № 908 «О готовности служб городского хозяйства к уборке территорий г.Москвы в зимний период».

Ситуация 7.

Отделом организационной и кадровой работы Управления Министерства юстиции РФ по Республике Карелия в конце календарного года была составлена номенклатура дел на следующий календарный год. 27 декабря текущего года начальником Управления Т.П.Игнатьевой был издан и подписан приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел с 1 января следующего года. Руководителям структурных подразделений приказом предписывалось формирование, использование и хранение дел в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Контроль за исполнением приказа был возложен на начальника отдела организационной и кадровой работы Хюннинена А.В.

Ситуация 8.

Руководителем Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по РК Федеральной службы земельного кадастра России А.Т.Кондрашовым 1 ноября текущего года был издан приказ о введении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. Приказ издавался в соответствии с постановлением Государственного комитета по статистике от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и с целью создания в Комитете единой системы кадровой документации. Приказом вводились в действие с 1 ноября текущего года все унифицированные формы, вошедшие в Альбом УФД, утвержденный вышеуказанным постановлением.

Проект приказа завизировали юрисконсульт Тищенко И.А., инспектор отдела кадров Жукова Т.П.

Ситуация 9.

Глава Республики Карелия С.Л.Катанандов 8 мая текущего года издал распоряжение, в котором Институту биологии Карельского научного центра Российской академии наук было предложено разработать план дальнейших действий по сохранению крупнейшей в Европе стоянки мигрирующих птиц, других природных объектов международного значения на территории республики Карелия, а так же включить в план действий подготовку международных мероприятий по развитию ремесел, туризма в сельских населенных пунктах, имеющих объекты международного значения.

Подготовка информации о выполнении распоряжения возлагалась на Министерство сельского хозяйства и продовольствия РК.

Распоряжение было издано в целях выполнения межгосударственных конвенций по сохранению по сохранению биологического разнообразия, на основании результатов международного проекта, осуществленного ГУСП «Племенное хозяйство «Ильинское» Олонецкого района.

Распоряжение оформлено на бланке с изображением герба республики Карелия, а так же с указанием наименования государства, субъекта Федерации и наименования должности руководителя субъекта.

Ситуация 10.

Глава местного самоуправления города Сегежа и Сегежского района Ю.М.Андреев 19 апреля текущего года принял постановление о продлении срока аренды земельного участка ООО «Лотос» для размещения платной автостоянки. Постановление было принято после рассмотрения ходатайства директора ООО «Лотос» Васильева В.С. о продлении срока аренды земельного участка для размещения платной автостоянки, в соответствии со статьей 29 ФЗ РФ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» № 154-ФЗ от 28 августа 1995 года и статьей 10 Устава муниципального образования «г.Сегежа и Сегежский район», принятого решением 27 сессии Сегежского городского Совета второго созыва от 4 декабря 2001 года, зарегистрированного постановлением Палаты Республики Законодательного Собрания РК 6 февраля 2002 года № 471-2 ЗС.

Постановлением был продлен ООО «Лотос» до 1 июля текущего года срок аренды земельного участка, расположенного в городе Сегежа по улице Спиридонова, общей площадью 1614 кв.м. из земель поселений для размещения автостоянки.

В постановлении ООО «Лотос» предписывалось заключить дополнительное соглашение к договору аренды на земельный с Администрацией г.Сегежа и Сегежского района в Центральном комземе по Сегежскому району в течение месяца.

Постановление оформлено на бланке с изображением герба РК.

  1. Отчет о результатах самообследования Исторического факультета по состоянию на 01. 06. 2008 года

    Содержательный отчет
    Исторический факультет является одним из старейших факультетов ПетрГУ. В 1940 году, в год основания университета, он был представлен лишь одной кафедрой истории, входившей в состав историко-филологического факультета.
  2. Кафедра русской и зарубежной литературы учебно-методический комплекс по дисциплине «История русской литературы» (1)

    Учебно-методический комплекс
    Учебно-методическое обеспечение дисциплины: перечень основной и дополнительной литературы, методические рекомендации (материалы) преподавателю (средства, методы обучения, способы учебной деятельности и т.
  3. Кафедра русской и зарубежной литературы учебно-методический комплекс по дисциплине «История русской литературы» (2)

    Учебно-методический комплекс
    Цели изучения дисциплины, соотнесенные с общими целями образовательной программы, имеющие междисциплинарный характер и связанные с задачами Содержание дисциплины, структурированное по видам учебных занятий с указанием их объемов .
  4. Отчет о результатах самообследования сыктывкар

    Содержательный отчет
    Автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Коми республиканская академия государственной службы и управления» (далее – Академия) создано путем изменения типа государственного образовательного учреждения
  5. Список профилей подготовки бакалавра по направлению 034700 (1)

    Документ
    способностью уважительно и бережно относиться к историческому наследию и культурным традициям, толерантно воспринимать социальные и культурные различия (ОК-2);
  6. Список профилей подготовки бакалавра по направлению 034700 (2)

    Документ
    способностью и готовностью понимать движущие силы и закономерности исторического процесса, место личности в историческом процессе, политической организации общества (ОК-3);
  7. Список профилей подготовки бакалавра по направлению 034700 (3)

    Документ
    способностью к социальному взаимодействию на основе принятых в обществе моральных и правовых норм, проявляет уважение к людям, толерантность к другой культуре; готовностью нести ответственность за поддержание партнёрских,
  8. Отчет о результатах самообследования факультета политических и социальных наук по состоянию на 01. 06. 2008 года

    Содержательный отчет
    Отчет выполнен по результатам самообследования факультета политических и социальных наук, проводившегося в течение 2007–2008 учебного года. В ходе самообследования анализировались все основные направления деятельности факультета.
  9. И. М. Гарскова (Москва)

    Анализ
    1. В 1960-х – 1970-х гг. в связи с развитием информационных и компьютерных технологий историки, как и другие гуманитарии, обратились к междисциплинарности, диффузии методов и подходов других наук – того, что объединялось в понятии

Другие похожие документы..