Инструкция по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Волгоградской области

УТВЕРЖДЕНА

Приказом Государственной жилищной инспекции

Волгоградской области

от 01 апреля 2011 г. № 40

Инструкция

по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции

Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству Государственной жилищной инспекции Волгоградской области (далее именуется Госжилинспекция) разработана в целях установления единых требований к подготовке документов, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Госжилинспекции, совершенствования делопроизводства Госжилинспекции и повышения её эффективности.

1.2. Настоящая Инструкции по делопроизводству разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденными Постановлением Администрации Волгоградской области от 12.04.2010 № 109-п, иными законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также положением о Госжилинспекции Волгоградской области, административных регламентов Госжилинспекции Волгоградской области.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству Госжилинспекции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Делопроизводство Госжилинспекции, независимо от типа носителя документированной информации, ведётся с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее – АСЭД), предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области. АСЭД должна обеспечивать требования Инструкции по делопроизводству.

Положения Инструкции по делопроизводству Госжилинспекции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну1.

Требования Инструкции по делопроизводству Госжилинспекции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Госжилинспекции осуществляет организационно-аналитический отдел.

Функции, задачи, права и ответственность организационно-аналитического отдела Госжилинспекции регламентируются положением о нем, должностные обязанности государственных гражданских служащих, работников организационно-аналитического отдела и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Госжилинспекции, устанавливаются должностными регламентами.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Госжилинспекции осуществляется руководителем подразделения.

1.5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна), подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. № 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области".

1.6. Сотрудники Госжилинспекции несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.7. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудники Госжилинспекции обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы руководителю структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения Госжилинспекции.

2. Основные понятия

В настоящей инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Госжилинспекции;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Госжилинспекции;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган исполнительной власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Госжилинспекции, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленные в Госжилинспекцию или его должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также обращение гражданина в Госжилинспекцию в электронном виде;

должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления;

должностными лицами Госжилинспекции являются руководитель, заместители руководителя;

объем документооборота - количество документов, поступивших в Госжилинспекцию и созданных ею за определенный период;

официальный документ - документ, созданный Госжилинспекцией, другими органами исполнительной власти Волгоградской области, государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Волгоградской области;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности Госжилинспекции;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3. Создание документов в Госжилинспекции

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы Госжилинспекции Волгоградской области оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.

3.1.2. Разработка и изготовление бланков документов Госжилинспекции с воспроизведением герба Волгоградской области осуществляется в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000г. № 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области".

Бланки Госжилинспекции с воспроизведением одноцветного герба Волгоградской области изготавливаются в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000г. № 436-ОД «О гербе и флаге Волгоградской области» по заказу Госжилинспекции типографским способом. Остальные бланки Госжилинспекции могут быть изготовлены с помощью компьютерной техники.

3.1.3. В Госжилинспекции применяются следующие виды бланков документов:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк протокола;

бланк письма;

бланк руководителя Госжилинспекции (для резолюций и поручений);

общий бланк Госжилинспекции.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Госжилинспекцией используются бланки углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля.

3.1.4. Состав реквизитов для каждого вида бланков:

Для бланка приказа (распоряжения), протокола:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области - Государственная жилищная инспекция Волгоградской области;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Для бланка письма Госжилинспекции:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области – Государственная жилищная инспекция Волгоградской области;

справочные данные о Госжилинспекции (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка руководителя Госжилинспекции (для резолюций и поручений):

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области – Государственная жилищная инспекция Волгоградской области;

должность лица, подписавшего документ;

отметка для проставления даты;

отметка для ссылки на номер и дату входящего документа.

Для общего бланка Госжилинспекции:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области - Государственная жилищная инспекция Волгоградской области.

Образцы гербовых бланков документов Госжилинспекции приведены в приложениях 1-7.

3.1.5. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков в Госжилинспекции ведется их учет как документов строгой отчетности.

Гербовые бланки Госжилинспекции:

используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах;

передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается;

при поступлении гербовые бланки заносятся в журнал учета поступления гербовых бланков в Госжилинспекцию (приложение 8);

учет выдачи гербовых бланков ведется в журнале учета выдачи гербовых бланков Госжилинспекции в структурные подразделения (приложение 9);

ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и правильность их использования несет специалист 1 категории организационно-аналитического отдела Госжилинспекции Волгоградской области;

испорченные и невостребованные гербовые бланки возвращаются специалисту 1 категории организационно-аналитического отдела Госжилинспекции. Специалист 1 категории организационно-аналитического отдела Госжилинспекции отчитывается перед финансово-хозяйственным отделом Госжилинспекции материальными отчетами;

организация работы по изготовлению гербовых бланков Госжилинспекции типографским способом возлагается на финансово-хозяйственный отдел Госжилинспекции, который получает заявки на изготовление типографским способом гербовых бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты), оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии; осуществляет получение, учет (как материальных ценностей) и выдачу поступивших гербовых бланков уполномоченному лицу.

3.1.6. На документе устанавливаются следующие размеры полей:

3,00 см – левое;

1,00 см – правое;

2,00 см - верхнее;

2,00 см – нижнее.

Для проектов законодательных актов Волгоградской области, проектов постановлений Администрации Волгоградской области, проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области:

2,75 см – левое;

2,25 см – правое;

2,00 см – верхнее;

2,00 см – нижнее.

  1. Докла д (2)

    Реферат
    Уполномоченный по правам человека в Волгоградской области в соответствии со статьей 15 Закона Волгоградской области от 31 марта 2 года №388-ОД «Об Уполномоченном по правам человека в Волгоградской области» представляет очередной доклад
  2. Докла д (7)

    Реферат
    Уполномоченный по правам человека в Волгоградской области в соответствии со статьей 15 Закона Волгоградской области от 31 марта 2 года №388-ОД «Об Уполномоченном по правам человека в Волгоградской области» представляет очередной доклад
  3. 28 Вопросы реализации права граждан на жилище

    Реферат
    Настоящий доклад подготовлен Уполномоченным по правам человека в Волгоградской области в соответствии со статьей 15 Закона Волгоградской области от 31 марта 2 года №388-ОД «Об Уполномоченном по правам человека в Волгоградской области»
  4. Брошюра «Как защитить свои права при новом Жилищном Кодексе»: обновленный вариант (ноябрь 2005) (1)

    Кодекс
    Она издана совместными усилиями экспертов и активистов самых разных регионов и организаций. Особенный большой вклад внес Союз Координационных Советов, Институт «Коллективное Действие» и Институт Проблем Глобализации.
  5. Брошюра «Как защитить свои права при новом Жилищном Кодексе»: обновленный вариант (ноябрь 2005) (2)

    Кодекс
    Брошюра «Как защитить свои права при новом Жилищном Кодексе»: обновленный вариант (ноябрь 2005) Она издана совместными усилиями экспертов и активистов самых разных регионов и организаций.
  6. Инструкция о порядке осуществления государственного геодезического надзора в Российской Федерации (утв. Роскартографией 15 октября 1993 г.)

    Инструкция
    8. Приемка материалов топографо-геодезических и картографических работ, подлежащих обязательной концентрации в федеральном и региональных картографо-геодезических фондах Роскартографии 13
  7. Вузовская наука программы методики Графика дизайн фото мультимедиа игры Диссертации авторефераты

    Автореферат диссертации
    мы создаем новый проект в который войдут более 500 тыс. публикаций, аналогично представленным в этом каталоге. Вы всегда можете пожертвовать на развитие некоммерческого проекта Реквизиты: Яндекс-деньги 41001185 3 89 Библиотечное дело\
  8. Ежеквартальный отчет по ценным бумагам За 1 квартал 2008 года

    Содержательный отчет
    ru Адрес страницы в сети Интернет: www.minbank.ru ОГЛАВЛЕНИЕ Стр. Введение I. Краткие сведения о лицах, входящих в состав органов управления кредитной организации - эмитента, сведения о банковских счетах, об аудиторе, оценщике и
  9. Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга №5 (656), 15 февраля 2010 г

    Информационный бюллетень
    11.00 Торжественная церемония у Мемориала воинам, погибшим в Афганистане, посвященная 21-й годовщине вывода советских войск из Республики Афганистан (Парк Интернационалистов, угол Софийской ул.

Другие похожие документы..