Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний общие положения

УТВЕРЖДЕНА

приказом Федеральной службы

исполнения наказаний

от 10 августа 2011г.464

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

в Федеральной службе исполнения наказаний

  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

        1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний (далее – ФСИН России) документов, совершенствования делопроизводства в ФСИН России, повышения его эффективности и устанавливает обязательные для всех сотрудников и федеральных государственных гражданских служащих ФСИН России (далее – работники) правила документирования и порядок документооборота.

        2. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ
          «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. 1), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780;
          2003, № 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1, ст. 1) федеральные законыот 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127; 2007, № 46,
          ст. 5554), от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническомрегулировании» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 52 (ч. 1), ст. 5140; 2005,
          № 19, ст. 1752; 2007, № 19, ст. 2293, № 49, ст. 6070; 2008, № 30 (ч. 2),
          ст. 3616; 2009, № 29, ст. 3626, № 48, ст. 5711; 2010, № 1, ст. 5, 6, № 40, ст. 4969),
          от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50,
          ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196), от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. 1), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011 № 15, ст. 2038), Указ Президента Российской Федерации от 13.10.2004 № 1314 «Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4109; 2005, № 29, ст. 3037, № 49, ст. 5204; 2007, № 11, ст. 1283; 2008, № 18, ст. 2009, № 43, ст. 4921, № 47, ст. 5431; 2010, № 4, ст. 368, № 19, ст. 2300, № 20, ст. 2435), постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. 2), ст. 3165), от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52 (ч. 3), ст. 5587),
          от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2002, № 40, ст. 3929; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240, № 12,
          ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602; 2011, № 9, ст. 1251), от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст. 1413, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 25, ст. 3060, № 47, ст. 5675, № 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072),
          от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060), от 26.02.2010 № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 10,
          ст. 1084), государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД), приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций
          по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК), приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 19.05.2006 № 245
          «Об утверждении Регламента Федеральной службы исполнения наказаний» (зарегистрирован Минюстом России 02.06.2006, регистрационный № 7917)
          с изменениями, внесенными приказами ФСИН России от 05.08.2009 № 356 (зарегистрирован Минюстом России 17.09.2009, регистрационный № 14789), от 13.10.2009 № 412 (зарегистрирован Минюстом России 20.11.2009, регистрационный № 15280).

        3. Работа с секретными документами, шифртелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа в ФСИН России осуществляются
          в соответствии со специальными инструкциями.

        4. Особенности работы по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее – граждане) регламентируются Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 31,
          ст. 4196), приказом ФСИН России от 19.05.2006 № 245 «Об утверждении Регламента Федеральной службы исполнения наказаний» (далее – Регламент ФСИН России).

        5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы
          с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в ФСИН России, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

        6. Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан
          и другие процедуры документооборота осуществляются в ФСИН России
          с применением автоматизированной системы обработки документов
          в соответствии с Инструкцией.

        7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче
          на архивное хранение.

        8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства
          на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе обращений, принятых
          на личном приеме, а также организационно-распорядительных документов
          по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в ФСИН России, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы
          с документами в структурных подразделениях ФСИН России (далее – структурные подразделения) осуществляет управление делами ФСИН России
          в соответствии с положением о нем и должностными регламентами
          (инструкциями) ее работников.

        1. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, ответственным за ведение делопроизводства.

        2. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы
          с обращениями граждан, а также обеспечением сохранности служебных документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

        3. При смене руководителя структурного подразделения создается комиссия, которая обеспечивает прием и передачу дел, оформляемые актом, утверждаемым директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности).

        4. Работники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность
          за несоблюдение требований Инструкции.

        5. Каждый работник должен быть ознакомлен с Инструкцией под роспись.

        6. О неисправимом повреждении, утрате документов и случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, работник обязан сообщить руководителю структурного подразделения. На основании полученной информации в установленном порядке проводится служебная проверка.

        7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или
          в случае увольнения, перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство
          в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении или перемещении по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

В этих случаях работник, получивший на исполнение контрольный или иной зарегистрированный в ФСИН России документ, обязан сообщить
об изменении исполнителя в управление делами ФСИН России.

        1. Официальное делопроизводство в ФСИН России ведется на русском языке – государственном языке Российской Федерации.

        2. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов в другие учреждения, органы и организации, не входящие в уголовно-исполнительную систему
          (далее – УИС), допускается только с разрешения директора ФСИН России.

        3. Публикация служебной переписки в средствах массовой информации допускается только с разрешения директора ФСИН России.

        4. Управление делами ФСИН России регулярно проверяет состояние работы с документами, а также организацию и ведение делопроизводства
          в структурных подразделениях, учреждениях, непосредственно подчиненных ФСИН России, не реже чем один раз в три года, территориальных органах ФСИН России и подведомственных им учреждениях не реже одного раза
          в пять лет
          и оказывает им соответствующую практическую и методическую помощь.

Докладные записки, акты, справки о результатах проверок направляются руководителям проверенных структурных подразделений, учреждений и органов УИС.

        1. Для проверки состояния делопроизводства и архивного дела
          в учреждениях и органах УИС управлением делами ФСИН России
          по распоряжению директора ФСИН России могут привлекаться работники служб делопроизводства учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России,
          и территориальных органов ФСИН России.

        2. В ФСИН России контроль за правильной организацией и ведением делопроизводства, его состоянием, соблюдением установленных правил работы с документами, письменными обращениями граждан, своевременностью
          и качеством их исполнения, а также за обеспечением надлежащих условий работы работников, выполняющих функции делопроизводства, возлагается
          на начальника управления делами ФСИН России.

II. Основные понятия

        1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

«документирование» – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«документ» – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный
в документооборот ФСИН России;

«копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа;

«реквизит документа» – обязательный элемент оформления документа;

«регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

«делопроизводство» – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в ФСИН России;

«служба делопроизводства» – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также работники, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

«дело» – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности ФСИН России;

«номенклатура дел» – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в ФСИН России, с указанием сроков их хранения;

«экспертиза ценности документов» – изучение документов
на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

«электронный документ» – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также
для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки
в информационных системах;

«электронное сообщение» – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

«электронная подпись» – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

.

  1. Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии пермского края общие положения

    Инструкция
    1.1. Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Пермского края (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовкии оформления в Избирательной комиссии Пермского края (далее
  2. Инструкция по делопроизводству в Федеральном государственном учреждении здравоохранения «Федеральный центр гигиены и эпидемиологии по железнодорожному транспорту»

    Инструкция
    1.1. Настоящая инструкция определяет порядок работы с документами в Федеральном государственном учреждении здравоохранения «Федеральный центр гигиены и эпидемиологии по железнодорожному транспорту» (далее - ФГУЗ).
  3. Справка о результатах инспекционной проверки деятельности Тандинского районного отдела судебных приставов Управления Федеральной службы судебных приставов по Республике Тыва

    Документ
    о результатах инспекционной проверки деятельности Тандинского районного отдела судебных приставов Управления Федеральной службы судебных приставов по Республике Тыва
  4. Доклад Федеральной службы по надзору в сфере транспорта об осуществлении государственного контроля (надзора) и об эффективности такого контроля (надзора) за 2011 год

    Доклад
    Ространснадзор проанализировал нормативные правовые акты, регламентирующие его деятельность и его должностных лиц, а также устанавливающих обязательные требования к осуществлению деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей,
  5. План работы Управления Федеральной службы судебных приставов по Республике Карелия на первое полугодие 2012 года

    Документ
    Во втором полугодии 2011 года Управлением Федеральной службы судебных приставов по Республике Карелия (далее - Управление) реализован ряд мероприятий, направленных на качественное решение задач и повышение эффективности исполнения
  6. План работы Управления Федеральной службы судебных приставов по Ярославской области на второе полугодие 2011 года

    Документ
    В первом полугодии 2011 года Управлением Федеральной службы судебных приставов по Ярославской области (далее - Управление) реализован ряд мероприятий, направленных на качественное решение задач и повышение эффективности исполнения
  7. Положение о методической (научно-методической) службе образовательного учреждения Общие положения

    Документ
  8. Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры российской федерации

    Инструкция
    1.1. Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает на единой основе систему делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации (далее - Генеральная
  9. Акт по результатам проведения комплексной проверки деятельности Северо-Уральского управления Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору

    Документ
    по результатам проведения комплексной проверки деятельности Северо-Уральского управления Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору

Другие похожие документы..